Headers

Případová studie

Místo celodenního přepisování kontrola hotových dat

Údaje z dodavatelských PDF se přepisovaly do Excelu ručně, jeden člověk tím trávil celý pracovní den. Software je teď vytáhne sám, nejistá pole označí a člověk je před dalším použitím potvrdí.

Obor
Distribuce chemických látek
Velikost týmu
do patnácti lidí
Regulační režimy
průmysl, farmacie, potraviny a kosmetika
Jazyky dokumentů
EN, CN, PL
Co jsme dodali
webová aplikace pro vytěžení dat a kontrolu člověkem
Kde leží data
V EU, u poskytovatele v Německu

Celý den přepisování, nabídka klidně za pár dnů

Klient pracuje ve třech regulačních režimech najednou: průmyslové chemikálie, farmaceutické účinné látky a složky pro potraviny a kosmetiku. Na to má tým do patnácti lidí.

Aby mohl vystavit nabídku, musel přepsat data z dodavatelských certifikátů kvality (COA) a specifikací (SPEC) do svých excelových šablon. Každý výrobce má jiný formát a jiný jazyk: angličtinu, čínštinu, polštinu.

Jeden člověk tím trávil celý pracovní den. Nabídka na třicet položek se protáhla na několik dnů. Při ručním přepisu navíc vznikaly překlepy v číslech, které se mohly dostat až do nabídky pro zákazníka.

Model vytáhne data, člověk je potvrdí

Postavili jsme webovou aplikaci, která z PDF vybírá požadovaná data pomocí jazykového modelu. Zvládne různá rozložení i jazyky bez samostatné šablony pro každého dodavatele.

Aplikace rozpozná, jestli jde o COA nebo SPEC, vytáhne data do jednotného schématu a každému poli přiřadí skóre jistoty. Člověk pak data zkontroluje a potvrdí. Rozhodnutí zůstává na člověku, ne na modelu.

  • Vytěžení dat jazykovým modelem

    Model čte obsah dokumentu a přepíše ho do jednotného schématu. Zvládá angličtinu, čínštinu i polštinu bez šablony na každého dodavatele.

  • Rozpoznání typu dokumentu

    Aplikace určí, zda jde o certifikát kvality (COA) nebo specifikaci (SPEC), a podle toho data zpracuje.

  • Skóre jistoty u každého pole

    Každé vytažené pole dostane skóre jistoty. Pole s nízkou jistotou se v kontrolní obrazovce zvýrazní, takže člověk ví, kam se podívat.

  • Kontrola člověkem

    Kontrolní obrazovka ukáže PDF vedle vytažených dat. Člověk opraví nejasná pole, výsledek schválí a systém změny zapíše.

  • Export do vlastní šablony

    Schválená data se vyexportují rovnou do excelové šablony klienta. Žádné další ruční přepisování.

  • Souběžné zpracování

    Aplikace zpracovává více dokumentů naráz. Při chybě pokus zopakuje nebo použije záložní postup.

Co aplikace ukázala v akceptačních testech

100 %
správně rozpoznaný typ u 860 dokumentů
nad 97 %
správně vytažená povinná pole
~40 s
p95 zpracování jednoho dokumentu

Řádky specifikační tabulky vycházely zhruba na 97 procent při jistotě 0,8 a výše. Čísla popisují akceptační testy na vzorku klientových dokumentů, ne dlouhodobý provoz. Aplikace nahradila přepisování na plný úvazek a vícedenní přípravu nabídky zkrátila na minuty.

Všechny reference

Máte proces, kde někdo celý den přepisuje data?

Popište nám ho. Ukážeme vám, jestli a jak ho zvládne software a kde má zůstat člověk.

Probrat váš problém